Tekniikka on vain yksi osa-alue sovellusten modernisoinnissa. Yritysten on syytä tarkastella myös kulttuuria, asenteita ja liiketoimintamalleja. Jos kaikki palaset eivät syystä tai toisesta loksahda kohdalleen, jää paras hyöty myös saavuttamatta. IBM:n Pohjoismaiden vastaava Derek Barclay selvittää, mitä sovellusten onnistunut modernisointi vaatii.
Olivatpa kyseessä sitten yhteiskunnan asenteet, alan normit, oma yrityskulttuuri tai yksitäisten työntekijöiden asenteet, kulttuurilla on valtava merkitys teknologisissa muutosprojekteissa. Sitä on kuitenkin myös harmillisen vaikeaa hallita.
Jos kulttuuri ei istu teknologisiin muutoksiin, koko murros saattaa mennä puihin. Taustalla voi olla yksinkertaisimmillaan se, etteivät ihmiset halua muutosta.
Teknologian ja kulttuurin lisäksi vielä liiketoimintamallienkin täytyy joustaa muutoksessa. Kaikki kolme tasoa linkittyvät vahvasti toisiinsa, joten niitä on hankalaa muuttaa yksitellen.
Juuri nämä kysymykset ovat Derek Barclayn mieleen. Hän vastaa sovellusten modernisoinnista Pohjoismaissa IBM:llä. Hän on asunut Ruotsissa jo vuodesta 2000 lähtien ja pannut merkille monia Pohjoismaisia sekä erityisesti ruotsalaisia erityispiirteitä. Hän mainitsee yhden esimerkin:
”Ruotsissa muutoksista täytyy kertoa aiemmin kuin vaikkapa Iso-Britanniassa ja Yhdysvalloissa. Koko porukka täytyy ottaa aktiivisesti osaksi muutosta”, Derek Barclay selittää.
Myös kommunikaatiotavoissa on eroja:
”Kun pyydämme ulkomaalaisia asiantuntijoita luennoimaan Ruotsiin, selitämme heille juurta jaksain, että täällä on syytä ottaa normaalia nöyrempi asenne”, sanoo Derek Barclay, joka on ymmärtänyt kulttuurin merkityksen.
Kaikki puhuvat kuitenkin lopulta yhteistä kieltä, kun on aika luoda uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja parantaa kannattavuutta teknologisilla muutoksilla – tässä tapauksessa modernisoimalla sovelluksia esimerkiksi pilviteknologian avulla. Mistä yritys siis voisi lähteä liikkeelle?
Yksi strategia on valita tarkasti rajattu alue, johon tehdään onnistunut pilottikokeilu. Kun pieni teknologinen muutos saadaan toteutettua nopeasti ja menestyksekkäästi, työntekijöiden on helpompi suhtautua seuraaviinkin muutoksiin positiivisesti.
”Kannattaa valita ratkaisu, joka on lähellä työntekijöiden arkea. Yrityksen pitäisi panostaa erityisesti hyvään käyttäjäkokemukseen, jotta sovellusten käyttäminen muistuttaisi vaikkapa vapaa-ajalla käytettäviä sosiaalisia medioita. Sovellusten pohjalla on luonnollisesti tärkeitä teknisiä alustoja, mutta konkreettiset muutokset näkyvät käyttäjälle ennen kaikkea käyttöliittymässä.”
Ajatuksena ei ole hämätä työntekijöitä, vaan näyttää heille, kuinka modernisoidut sovellukset tuovat lisäarvoa heidän työhönsä. Onnistuneen teknisen uudistuksen jälkeen yritykset pystyvät myös toimimaan tehokkaammin ja ovat siksi tyypillisesti kannattavampia kuin kilpailijat.
On tärkeää panostaa myös työntekijöiden koulutukseen. Jos yritys ei investoi henkilöstön osaamiseen, se voi käydä kalliiksi pitkällä aikavälillä.
Muutosta suunnitellessa on myös hyvä pohtia, millaista ulkoista apua yritys kaipaa uudistuakseen. Derek Barclay kertoo, että joissain projekteissa IBM on keskittynyt ainoastaan hyvin yksityiskohtaisiin teknisiin osioihin ja toisinaan taas tarjonnut myös johdon konsultteja liiketoimintamallien uudistamiseksi. Apuna on käytetty toisinaan myös muiden ulkoisten yritysten konsulttipalveluita. Kaikissa vaihtoehdoissa on omat vahvuutensa ja heikkoutensa, joten on tärkeintä valita juuri omalle yritykselle sopiva ratkaisu.
Mistä sitten tietää tekevänsä oikean valinnan? Derek Barclay kertoo, että monet yritykset pyrkivät vertailemaan muutosprosessiaan kilpaileviin yrityksiin sekä muilla aloilla toimiviin verrokkeihin, jotka muistuttavat omaa yritystä.
”Meillä on vahva tietopohja muutosten läpiviennistä, joten voimme auttaa asiakkaitamme vertailuissa.”
Kaikkein tärkein oppi sovellusten modernisoinnissa on se, ettei kyseessä ole pelkkä tekninen muutos. Onnistuneeseen ratkaisuun vaaditaan samaan aikaan myös kulttuurin- ja asenteenmuutos, joka täytyy vielä sovittaa liiketoimintamalleihin. Vain siten yritys saa täyden hyödyn sovellusten modernisoinnista. Kun projektin aloittaa, kannattaa pyytää apua yhteistyökumppanilta, jolla on vahva kokemus onnistuneista organisaatiomuutoksista.
