Business intelligence-trendit kulkevat yhä enemmän itsepalvelua ja tiedon omatoimista tutkimista kohden: käyttäjät voivat itse käyttää tietoa päätöksenteon tukena.
BI-alan kehitys viime vuosina on mahdollistanut yksinkertaisemmat prosessit ja työkalut, jotka helpottavat analysointia ja avaavat uusia ovia. Käyttäjät tutkivat organisaation keräämää dataa omatoimisesti, itsepalveluperiaatteella (”self-service BI”). Kun perinteiset työkalut usein pohjautuvat valmiille prosesseille, joissa käyttäjille tarjotaan valmiita raportteja tai joissa he rakentavat yksinkertaisia kaavioita tekstipohjaisten komentojen avulla, itsepalveluperiaate antaa organisaation työntekijöille mahdollisuuden itse etsiä vastaukset omiin kysymyksiinsä.
– Ihminen omaksuu 70 prosenttia ympäristöään koskevasta tiedosta näön avulla. Siksi nykyaikaiset BI-ratkaisut pohjautuvat visuaalisen analytiikan periaatteelle. Käyttäjä voi helposti huomata poikkeamat, ääriarvot ja trendit ilman että hänen täytyy käydä läpi suurta määrää laskentataulukoita, sanoo Tableau Softwaren tuotemarkkinointipäällikkö Bob Middleton.
Avain siihen, että BI:stä saadaan kaikki mahdollinen hyöty, on toimiva kumppanuus IT-osaston ja liiketoiminnan välillä.
– Kun IT vastaa arkkitehtuurista ja tietoturvasta sekä mahdollistaa datan käytettävyyden, liiketoimintapuolella voidaan keskittyä päätöksentekoon tiedon ja analytiikan avulla juuri silloin kuin on tarve. Käyttäjät tutkivat itse dataa, hahmottavat tärkeimmät trendit, poikkeamat tai muutokset ja voivat tarttua suoraan toimenpiteisiin.
BI-ratkaisut pohjautuvat suurelta osin sisäiseen tietoon. Nykypäivänä on mahdollista hyödyntää kaikkea yrityksen tallentamaa tietoa kokoon ja tietotyyppiin katsomatta – jäsentymättömästä raakatiedosta laskentataulukoihin ja tekstitiedostoihin. Analyysiin voidaan ottaa mukaan myös tietoja esimerkiksi CRM- tai ERP-järjestelmistä, pilvestä, taloushallintajärjestelmistä, tietovarastoista ja monista muista lähteistä.
– Organisaatiossa käyttöön otettava uusi BI-ratkaisu tulee sulauttaa osaksi nykyistä infrastruktuuria ja sen on oltava yhteensopiva big datan ja erilaisten tietokantojen kanssa. Järjestelmän tulee myös toimia yhdessä sekä keskitettyjen että hajautettujen arkkitehtuurien kanssa, sanoo Middleton ja jatkaa:
– BI-työkalu pitää antaa työntekijöiden käsiin jokaisella osastolla, markkinoinnista henkilöstöhallintoon ja asiakaspalveluun. Alansa asiantuntijoina työntekijät ovat nimittäin kaikkein sopivimpia saamaan tiedosta kaiken arvon ja tehon irti.
Tiedon tarkastelu, luominen ja muokkaaminen onnistuu nykypäivänä kaiken tyyppisillä laitteilla – olipa työntekijän käytössä sitten älypuhelin, tabletti tai tietokone. Myös tiedon julkaisemisen ja jakamisen muille organisaation työntekijöille tulee olla helppoa. Kentällä liikkuvien myyjien pitää pystyä käyttämään sitä tietoa, joka on ratkaisevaa juuri heidän alueellaan. Arkaluontoisen tiedon käytettävyyttä ja käyttöoikeuksia pitää lisäksi pystyä rajaamaan.
– Työkalun ja sen tarjoamien näkymien täytyy mukautua erilaisten käyttäjien tarpeisiin heidän työtehtäviensä ja työalueidensa mukaan. Käyttöoikeuksia rajaamalla voidaan taata se, että tietoturva ei vaarannu, samalla kun kaikki käyttäjät pääsevät käsiksi niihin tietoihin, joita he tarvitsevat töiden tekemiseen nopeasti ja tehokkaasti, sanoo Middleton.
